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云笔记办公:新时代的办公理念

时间:2016-09-02 14:18      作者: admin

 亘古不变的Office办公习惯会改变吗?

既然固若金汤般Windows+Intel联盟的绝对优势会被新时代冲破,那么Office兄弟垄断办公软件天下的局面会不会也被改变?

在目前,Windows系统和Office软件还有很强的生命力。但一种新的办公新理念以及软件系统已经崭露头角,那就是"云办公"--便捷、高效、迅速协同、实时在线,运用在线笔记软件完成传统Office软件能完成的大部分工作。

当办公软件遭遇云时代

想必每个上班族都有同感,每天不管是编辑文档还是统计数据,都需要使用Office系列的软件来操作,这已经形成了一种必然的习惯。本来也没怎么样,但是在移动互联网,不便捷之处便慢慢显露出来:传统Office软件相对比较"",并不适合在手机、平板等处迅速打开和阅读、修改。另外,在传统Office中,每个人独自干自己的活,编辑后的文档需要相互发送才能共享,如果发送后又有修改,那么对不起,还得再次发送新稿件。

随着云时代的到来,人们的办公终端日渐多样化、一切正在发生着改变。

先不谈协作,就个体办公而言,更多的人平时记录东西直接记在云笔记上。

Evernnote、为知笔记、麦库记事、有道云笔记等等新型笔记类软件正越来越多被人使用。它们普遍适合移动互联网的各种终端,打开速度和运行速度也较快。

那么,在需要协作的时候,人们会怎么样呢?笔者发现一个苗头:有些云概念的笔记软件,如为知笔记等,已推出云协作功能,可以支持小型团队的集体协作办公。运用这样的笔记产品,文档能以最快的速度分享、编辑、评论,人们可以甚至可以在笔记上随时进行头脑风暴。

可以预期,以往人们依赖的Office文档处理,有可能在相当程度上被云笔记为基础的"云办公"来代替。

"云办公"流行的理由

相信当我说出这种替代趋势的时候,还是会有很多人会表示怀疑。但是客观地说,个人办公习惯已经悄悄发生改变,企业办公的习惯改变也是暗流涌动。改变不会一蹴而就,但它正在向我们走来。下面我谈几点理由,应该会对那些怀疑者有所启发:

1、基础的文字处理工作是大部分办公软件用户的刚性需求。但是涉及到专业性排版、并把它打印出来的机会却不多,很多高级功能已经成了专门的文字处理专员的事。

2、很多团队为了进行一些讨论和分享,通常只会起草一个演示文稿,不会拘泥于格式,仅仅注重大纲和内容。那些漂亮的、效果炫丽的演示文稿通常只被用作对外沟通或进行课件制作的工具了。

3、大家会利用表格做一些简单的计算和数据统计,但是那些专业的统计分析公式则只被用作专业的报表用途。

所以说,我们工作中的大部分使用需求是很基础的、追求更简单更快,而庞大的软件体系和繁杂的编辑功能已经阻碍了追求高效的工作人群的需求。然而,解救之道已经初现端倪:伴随着智能手机的普及和云概念的大潮来袭,主打企业协作的效率笔记产品已经开始逐步替代传统的办公软件,逐鹿办公市场。就以笔者目前在用的为知笔记和Evernote为例,其明显优势有六点:

1、从基本的编辑属性来说,它们已经可以实现大部分Office系列产品的基本编辑要求,同时还支持轻量级的Markdown标记语法,这对一些追求漂亮文档格式的人来说是一大福音;

2、通过打字录入、拍照、录音、截图等方式直接保存信息,提升录入的便捷性,降低了重复劳动的可能性。

3、笔记产品中没有文件的概念,直接以内容为基础进行编辑和阅读,从而少了一个步骤,提高了工作效率;

4、基于云存储的概念,所以能快速查找历史纪录、恢复删除笔记,从而有效地防止数据丢失和误操作,大大提升了数据的安全性;

5、由于笔记产品是基于云存储并且主打协作的概念,所以能快速与别人分享,并且可转化成Email或是专门的网页来分享;

6、基于移动互联网的产品设计,更适合移动设备使用。包括安卓、iPhoneiPadPCMac等的全平台同步。可以离线使用,更加便捷、随时随地地完成记录和阅读;

以上六点原因是我综合了自身使用感受得出的,相信各位使用这类产品的朋友也会有各自的发现。

可以预见的趋势

现在,我身边已经有越来越多的人开始尝试使用效率笔记类产品,比如在工作中进行协同办公;在做会议记录时打开手机或者电脑中的笔记软件;在讨论时,直接用笔记进行演示或修改。

目前,据我了解大部分的笔记产品除了现在可替代WordEmail外,Evernote还提供了投影特性可以取代以往的PPT制作,减少了Word复制粘贴排版成PPT的麻烦,在一定程度上让办公协作变得更加简单、便捷;目前市面上大部分笔记产品还不支持Excel的电子表格功能,不过我相信在不久的将来,在笔记中插入Excel表格、编辑简单的计算公式的功能将会出现。

未来的笔记产品中,将会更紧密地和DocXlSPPTPDF显示集成在一起。可以轻松完成Word的图文混排、Excel的计算公式、PPT的大纲演示、PDF的批注、Email的群发等常用操作。一些基本的Office系列软件功能都将被轻量级的协作笔记产品功能所覆盖,云概念的协作笔记的快速分享、协作的便捷性终将会被更多的企业所采纳,逐步融合甚至替代目前的Office软件,帮助更多的企业和团队进入新的知识管理时代!

大家你准备好了吗?拥抱"云办公"时代!